Minden olyan cégnek, intézmények ajánljuk ezt a rendszert, ahol nagy mennyiségű dokumentum keletkezik vagy a dokumentumok papíralapú kezelése valamilyen okból problémát okoz.

Egy ügyféllel kapcsolatban lehetnek szerződések, kiadott és elfogadott árajánlatok, számlák, reklamációk, fontos email-ok. Ezek a dokumentumok a legkülönbözőbb formátumban keletkezhetnek. Lehetnek nyomtatott dokumentumok, vagy elektronikusak. Az elektronikus dokumentumok lehetnek email, pdf, word, excel stb. formátumúak.

A DOOKU Elektronikus Dokumentumkezelő és Iktató Rendszer biztosítja, hogy a különböző formátumú és típusú dokumentumok, egységes felületen gyorsan és kényelmesen legyenek elérhetőek.

A rendszer főbb jellemzői:

Rugalmasság

Tetszőleges számú dokumentum típus hozható létre, dokumentum típusonként eltérő rögzítendő adatokkal. Több céges működés esetén cégenként azonos vagy eltérő paraméterezés is lehetséges.  Az adatmezők kitöltése kötelezővé tehető, különféle adat ellenőrzések állíthatók be. Minimum és maximum értékek, formátum és létezés ellenőrzés stb. (pl. csak olyan partner adható meg, aki szerepel a partnertörzsben) . Beépített vagy egyedi választó ablak segít a megfelelő adatok megadásában.

Mindezt program fejlesztés nélkül, a felhasználói felületen keresztül!

A program könnyen összekapcsolható más vállalatirányítási rendszerekkel. A létező partnertörzs, cikktörzs stb. használható a rendszerben, egyedi fejlesztés nélkül. A beépített választó program alkalmas arra, hogy a paraméterként megadott tábla és mezőnevek segítségével a máshol már rögzített adatokat használjuk. Természetesen ebben az esetben a külső rendszer adatbázisa a dokumentumkezelő rendszerben nem módosítható. Ha technikailag megoldható, a külső rendszer megfelelő karbantartó programja meghívható.

Amennyiben a beépített ellenőrzések, lekérdezések nem elegendőek, egyedi megoldás készíthető az ügyfél igényeinek megfelelően.

Adatbiztonság

A dokumentumok rögzítés után biztonságosan, illetéktelenek számára nem hozzáférhetően tárolódnak. A dokumentumok módosíthatóak, törölhetőek, de minden állapot visszakereshető és lekérdezhető. Vagyis egy többször módosított dokumentum valamennyi verziója a rendszerben tárolódik.

A jogosultsági rendszer biztosítja, hogy mindenki csak munkakörének megfelelő dokumentumokat rögzíthesse, módosíthassa, illetve láthassa.

Nem fordul többet elő, hogy az elveszett dokumentumok keresésével megy el a munkatársak ideje. Az egyes kollégáknak nem kell az irattárból "előásni" a szükséges papírokat. Amennyiben mégis szükség van a papír verzióra, az könnyen előkereshető az egyedi azonosító alapján

Minden elektronikusan rendelkezésre álló dokumentum tárolható

Formátumtól függetlenül bármilyen dokumentum tárolható, legyen az pdf, Word, Excel, képek, e-mail, filmek, hangfelvételek stb. Támogatja a papír alapú dokumentumok elektronikussá alakítását, vagyis a szkennerek használatát.

A dokumentumok másodpercek alatt elérhetőek

Tetszőleges csoportosításban és szűrésekkel lehet a dokumentumok között keresni. Az általánosan használt formátumok (Word, Excel, pdf, jpg stb.) gyorsnézetként automatikusan megjelennek. Minden a Windows által felismert fájl formátum esetén egyetlen gombnyomással megnyitható a dokumentum.

Az egy ügyfélhez tartozó, különböző módon keletkezett dokumentumok egységes felületen, egy helyen lekérdezhetők. (szerződések, árajánlatok, levelek, számlák stb.)

Személyre szabott lekérdezések létrehozása

A keresések megkönnyítésére érdekében felhasználónként tetszőleges számú különbözően csoportosított lekérdezés hozható létre.  (pl. Ügyfél + Év + Dokumentum típus, vagy Dokumentum típus + Ügyfél stb.) A csoportosítások bármikor módosíthatóak, új csoportosítások hozhatók létre.

Iktató rendszerként is használható

Fájlok kapcsolása nélkül is rögzíthetünk bizonylatokat. A bizonylatok listázhatók, más rendszerekbe áttölthetők vagy más rendszerekből átvehetők.

Beépülő ikonok

A szoftver össze van kapcsolva a leggyakrabban használt szoftverekkel. A World, Excel, Outlook stb. programokban megjelenő DOOKU ikon segítségével ezekből a programokból közvetlenül elérhetjük a dokumentumkezelő szoftvert, és gyorsan, kényelmesen tudjuk az adatokat rögzíteni és a fájlokat csatolni.

Minőségügyi dokumentumok kezelése

A rendszer ideális a gyakran nagy tömegben készülő minőségügyi dokumentumok kezelésére. (minőség tanúsítvány, mérési jegyzőkönyv, stb.)

A dokumentumok különböző verziói tárolhatók a rendszerben. Minden állapot visszakereshető és lekérdezhető. Többször módosított dokumentumok esetén valamennyi verzió elérhető. A dokumentumok törölhetők, de a törlés nem fizikai, csupán logikai törlést jelent. A törölt dokumentumok is lekérdezhetők, és szükség esetén visszaállíthatók.

Dokumentumcsoportok hozhatók létre. A valamilyen szempontból összetartozó dokumentumokat könnyen összekapcsolhatjuk egymással.  Az összekapcsolás lehet hierarchikus vagy egyenrangú. 

A tárolt dokumentumokról vízjellel ellátott hiteles másolat készíthető.

Rendszer bevezetési támogatás

Cégünk szakképzett, tapasztalt tanácsadó csapata segítséget nyújt a rendszerbevezetés során a dokumentum típusok kialakításában, a paraméterezésben, adatfeltöltések, adatátvételek lebonyolításában, létező rendszerekkel való összekötés megvalósításában. Segítséget nyújtunk a szoftver telepítéséhez, betanításhoz, az éles indulás során felmerülő problémák megoldásához.

Egyedi fejlesztések

A DOOKU Elektronikus Dokumentumkezelő és Iktató Rendszer egy magyar fejlesztésű szoftver amely a felhasználók igényeinek megfelelően testre szabható. Professzionális fejlesztőcsapatunk  az Ön egyedi kivánságait is figyelembe tudja venni a rendszer fejlesztése során.

Amennyiben rendszerünk felkeltette az Ön érdeklődését kérjük keresse munkatársunkat. Kapcsolat